Als Projektleiterin seitens ITSH sorgte Aga Lesinska, Application Managerin M365 für die kundenzentrierte Umsetzung. Gemeinsam mit Iris Bühler, Fachspezialistin digitale Projekte in der Finanzverwaltung und Sandra Wirz, Leiterin Finanzverwaltung, galt es eine Lösung zu finden, die «einfach, schnell und intuitiv» ist.
«Aufgrund des hohen Rechnungsvolumens war unser Bedürfnis früh gegeben: Die empfangenen Rechnungen müssen vollautomatisch aus dem Postfach rausgelöst und in unser Rechnungsverarbeitungssystem hochgeladen werden können», so Iris Bühler.
Für die Umsetzung wurde «Microsoft Power Automate» verwendet. Ein Tool, das als Teil der «Microsoft Power Platform» standardmässig in M365 integriert ist und mit dem automatisierte Abläufe zwischen verschiedenen M365-Anwendungen erstellt werden können. Um eingehende Dokumente effizient weiterverarbeiten zu können, wurde eine Lösung umgesetzt, die eine reibungslose Integration in die bestehende Systemlandschaft ermöglicht. Während die Erstellung des automatisierten Ablaufes schnell wie gewünscht funktionierte, erwies sich jedoch die benötigte Migration des E-Mail-Postfachs in die Cloud als Herausforderung. Da die Finanzverwaltung noch über keine M365-Lizenz verfügte, musste die Umstellung auf Windows 11 vorgezogen werden.
Die Technik ist das eine, aber für das Gelingen eines Projektes sind insbesondere auch ein passend zusammengesetztes Team und der regelmässige Austausch im Projektteam essenziell. Aus Sicht von Sandra Wirz «(…) waren die richtigen Spezialisten dabei gewesen, mit Aga Lesinska, seitens ITSH sowie Iris Bühler seitens der Finanzverwaltung. Man konnte sich darauf verlassen, dass das, was versprochen wurde, auch erreicht wurde. Technische Probleme wurden angesprochen und es wurde erklärt, weshalb etwas nicht möglich ist.»
«Es ist so gut gekommen, weil wirklich alle […] dasselbe Ziel verfolgt haben.»
Auch die regelmässigen Status-Updates durch Aga Lesinska wurden als ideal empfunden und durch die gute Vermittlung der Themen hätten sich auch weniger IT-affine Personen abgeholt gefühlt.
Sandra Wirz ist überzeugt: «Es ist so gut gekommen, wie es gekommen ist, weil wirklich alle am gleichen Strick gezogen haben und alle dasselbe Ziel verfolgt haben.»
Und: das Ergebnis kann sich sehen lassen – denn durch die automatische Bearbeitung des Posteingangs fallen nun einfachere, aber zeitaufwändige Tätigkeiten weg. Damit steht den Mitarbeitenden wieder mehr Kapazität für andere Aufgaben zur Verfügung. Abschliessend findet Iris Bühler: «Wir sind froh, dass die Umstellung sehr gut und relativ reibungslos geklappt hat. Danke für die gute Zusammenarbeit!»